Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Harburger Integrationsrates (HIR)

§1 Aufgaben

Der Harburger Integrationsrat (HIR), im folgenden Rat genannt, ist ein ständiges, beratendes Gremium des Bezirks für Verwaltung und Politik. Er soll als Schnittstelle zwischen den Harburgern und der Politik zu einer Verstetigung und Fortentwicklung der Integrationspolitik auf Bezirksebene führen.

Zusammen mit regelmäßigen Integrationskonferenzen bildet er das Gremium „Vielfalt in Harburg“. Dieses Gremium wirkt für eine gleichberechtigte Teilhabe aller Harburger am politischen und gesellschaftlichen Leben und soll zur Verbes-serung der wechselseitigen Akzeptanz aller Menschen im Bezirk beitragen sowie den sozialen Zusammenhalt vor Ort stärken

§ 2 Wahlen

Die Besonderheit des Rates ist es, dass die Mitglieder nicht von der Politik berufen oder von Interessensgruppen delegiert sind, sondern frei gewählt aus an der Integrationspolitik interessierten Bürgern.

Der erste Rat wurde am 4.12.2014 gewählt. Er besteht aus 18 Mitgliedern, nach-dem die ursprüngliche Aufteilung in neun (9) Mitglieder und neun (9) Vertreter durch Beschluss des Rates aufgehoben worden ist.

Die für diesen Rat angenommene Wahlperiode beträgt fünf (5) Jahre. Während der Wahlperiode ausscheidende Mitglieder sollen für den Rest der Wahlperiode ersetzt werden, um die Lasten nicht auf weniger Mitglieder zu verteilen. Solange keine Liste mit gewählten Nachrückern besteht, wird durch Bekanntmachung auf der Homepage des HIR und in der Presse mit Fristsetzung zur Bewerbung aufgefordert. Ebenso sind Bewerbungen nach Empfehlung aus dem HIR, der Verwaltung, aus Verbänden und Vereinen möglich. Für eine Bewerbung gelten die gleichen Kriterien, wie bei der Erstwahl des Rates.

Das Verfahren für die Neuwahl wie Zahl der Mitglieder, Zuordnung zu Regionen /Ländern, Dauer der Wahlperiode, Wahlberechtigung und Kandidatur werden gesondert geregelt und nach Beschluss der Geschäftsordnung beigefügt.

§3 Vorstand

Der Rat wählt in geheimer Wahl mit einfacher Mehrheit einen Vorstand für die festgelegte Wahlperiode. Dieser besteht aus dem Vorsitzenden und zwei Stellvertretern. Gewählt wird einzeln.

Der Vorstand vertritt den Rat nach außen und koordiniert die Arbeit nach innen. Nach außen berichtet er turnusmäßig an die Politik, trägt Empfehlungen und Beschlüsse des Rates vor und stellt die Verbindung zu  Ausschüssen und Institu-tionen her, die die Arbeit des Rates berühren.

Nach innen bereitet er die Sitzungen des Rates mit Einladung und Tagesordnung vor, leitet die Sitzungen und hält Kontakt zu den Arbeitskreisen.

Der Vorstand verfolgt die Umsetzung  der gefassten Beschlüsse sofern er nicht  selbst handelt.

§ 4 Arbeitskreise

Zur  konzentrierten Bearbeitung einzelner Themenfelder können Arbeitskreise (AK) gebildet  werden.

Für  einen Arbeitskreis sind mindestens drei Teilnehmer erforderlich. Die Teilnehmer können je nach Interesse oder Notwendigkeit wechseln.

Jeder Arbeitskreis benennt einen Sprecher. Dieser koordiniert die Arbeit, lädt zu Treffen ein, dokumentiert die Ergebnisse und berichtet dem Rat und/oder dem Vorstand.

Um die Arbeit des Rates nicht zu zersplittern, sollen höchstens drei Arbeitskreise gleichzeitig bestehen. Davon ist einer der ständige AK Öffentlichkeitsarbeit. Liegen mehr Themenvorschläge für einen Arbeitskreis vor, stimmt der Rat über die Auswahl ab. Der Rat kann auch einem weiteren Arbeitskreis zustimmen, wenn ein besonderes Interesse an dem Thema gegeben ist..

§ 5 Öffentlichkeitsarbeit

Um seiner Brückenfunktion gerecht zu werden, muss der Rat neben sachlicher Arbeit ansprechbar und auch  öffentlich sichtbar sein. Die dazu notwendige Öffentlichkeitsarbeit – Pressemitteilungen, Flyer , Plakate u.ä. – obliegt dem dafür gebildeten ständigen Arbeitskreis.

Ein Vorstandsmitglied ist ständiger Teilnehmer des Arbeitskreises. Dadurch ist dieser direkt an den Vorstand angebunden.

§ 6 Finanzen

Dem HIR steht ein jährlich aus Sondermitteln des Bezirks zugeordneter Etat zur freien Verfügung im Rahmen seiner  Aufgaben. Dessen Verwaltung obliegt dem gewählten Schatzmeister.

Ausgaben dürfen nur nach vorheriger Freigabe getätigt werden  Diese geschieht bis zu einer Höhe von EUR 100,00 allein durch den Schatzmeister oder ein Vorstandsmitglied. Bei höheren Beträgen entscheidet der Rat.

Zur Anpassung an die Zahlungsabwicklung der Verwaltung gilt  folgendes Verfahren: Nach Freigabe einer Ausgabe wird der Auftrag von einem Verantwortlichen ausgelöst. Dieser erhält die zugehörige Rechnung, bestätigt mit Unterschrift die sachliche Richtigkeit und reicht die Rechnung an den Schatzmeister weiter. Dieser bestätigt durch Abzeichnen die ordnungsgemäße Abwicklung und leitet die Rechnung zur Zahlung an die Verwaltung weiter. Anhand von Rechnungskopien dokumentiert der Schatzmeister fortlaufend für den Rat die Ausgaben und die verfügbaren Mittel.

§7 Sitzungen, Anwesenheit

Der Rat tagt einmal monatlich mit Ausnahme der Ferienzeiten  an möglichst langfristig festgelegten regelmäßigen Terminen.

Zu solchen  ordentlichen wie auch gegebenenfalls einzuberufenden außeror-dentlichen  Sitzungen lädt der Vorstand schriftlich eine Woche (7 Tage) vor dem Termin zusammen mit der Tagesordnung und etwaigen Beschlussvorlagen ein.

Der Vorstand kann zu einzelnen Themen externe Sachverständige und fach-kundige Gäste beratend einladen.

Die Anwesenheit der Mitglieder ist grundsätzlich verpflichtend.  Eine Abmeldung durch Nachricht an den Vorstand ist möglich.

Bei mehrmaligem unentschuldigten Fehlen kann der Vorstand das Mitglied zu einer Erklärung im Hinblick auf die weitere Mitarbeit auffordern.

§ 8 Abstimmungen, Beschlussfähigkeit

Über Beschlussvorlagen und Adhoc-Anträge wird mit einfacher Mehrheit abgestimmt.

Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des sitzungsleitenden Vorstands (Vorsitzender oder Vertreter).

Der Rat ist beschlussfähig, wenn mindestens mehr als die Hälfte der Mitglieder (9+1) anwesend Ist.

Bei entschuldigter Abwesenheit ist Stimmübertragung auf den Vorstand oder ein einzelnes Mitglied möglich. Die Stimmübertragung muss dokumentiert sein und im Protokoll genannt werden. Eine solche Stimme wird bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit mitgezählt.

Ist bei einer ordentlichen Sitzung die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, dann werden vorliegende Beschlussvorlagen und Adhoc-Anträge auf die nächste ordentliche Sitzung verschoben.

Es liegt im Ermessen des Vorstands, in besonderen Fällen die Stimmabgabe aller Mitglieder durch Anwesenheit oder Stimmübertragung einzufordern.

 

§ 9 Beschlüsse, Beschlussvorlagen, Ad-hoc-Anträge

Beschlüsse sollen grundsätzlich auf der Grundlage von mit der Einladung zur Sitzung  versandten Beschlussvorlagen erfolgen, um jedem Mitglied Zeit für die Beschäftigung mit der Vorlage zu gewähren.

Beschlussvorlagen können vom Vorstand, von den AK und auch von einzelnen Mitgliedern eingebracht werden. Um mit der Einladung zur nächsten Sitzung versendet zu werden, müssen sie zehn (10) Tage vor dem Termin schriftlich beim Vorstand eingehen.

Beschlussvorlagen müssen neben dem Antragsgegenstand eine ausführliche Be-gründung der Notwendigkeit und des Zieles enthalten.

Adhoc-Anträge können zur Abstimmung zugelassen werden, wenn der Rat beschlussfähig ist und die Mehrheit der Abstimmung zustimmt.

§10 Protokolle, Ablage

Jede Sitzung des  Rates und der Arbeitskreise ist  ausführlich zu protokollieren. Dazu gehört Nennung der Teilnehmer und ausführlicher Bezug auf jeden angesprochenen Tagesordnungspunkt.

Der Protokollführer ist zu Beginn der Sitzung zu benennen.

Die Protokolle sind bei der nächsten ordentlichen Sitzung unter Berücksichtigung möglicher Einwände und Korrekturen zu genehmigen.

Alle Protokolle, Beschlussvorlagen, Gesprächsnotizen, Korrespondenz und son-stige Schriftstücke  werden in einer zentralen, allen Mitgliedern zugänglichen Ablage erfasst.

§11 Inkrafttreten

Die Geschäftsordnung tritt in der vorliegenden Fassung mit Beschluss vom 19.5.2015 in Kraft.  Anpassungen und Ergänzungen sind mit einer Zweidrittel-mehrheit  aller Mitglieder zu beschließen..